Saiba como lidar com o excesso de informação nas empresas

A tecnologia da informação trouxe facilidades para o mundo moderno, impensáveis há algumas décadas. Se por um lado proporcionou avanços na forma de fazer negócios, se relacionar e se comunicar, trouxe também excesso de informação nas empresas.

Saber administrar o volume de informações que circulam nas redes internas e externas das empresas é uma preocupação que os gestores de RH devem ter no seu dia a dia.

Este post apresentará a você, empreendedor ou gestor de RH, as melhores maneiras de lidar com o excesso de informação nas empresas. Confira!

Geração de informação por meio da tecnologia

O volume de dados e de informações que circula nas redes têm aumentado de forma estrondosa. Várias ferramentas disponíveis para os usuários possibilitam um tráfego e uma proliferação de dados, áudios, fotos e vídeos quem inundam os servidores das empresas.

A internet, com as suas redes sociais, os sites de notícias e os e-mails que circulam livremente nas empresas, mantêm os colaboradores bem informados e antenados ao que está ocorrendo no país e no mundo.

Soma-se a isso os aplicativos de comunicação online que funcionam nos smartphones e nos tablets, trazendo ainda mais conteúdo às pessoas.

E como dizia a nossa avó, “tudo em excesso é prejudicial”. No caso da tecnologia, o excesso de informação nas empresas trouxe, a reboque, alguns pontos negativos. Podemos citar a perda de foco, redução da produtividade e o aumento da ansiedade e do estresse nos colaboradores.

Formas de administrar o excesso de informação nas empresas

Infelizmente a maior parte dos dados e das informações não é útil para a atividade-fim da empresa. Cabe aos responsáveis pelo RH administrar o excesso de informação nas empresas. Confira algumas maneiras para você minimizar o volume de informação:

Filtre acesso a sites e a redes sociais

O primeiro ponto é limitar os usuários que podem acessar sites e redes sociais. Deve-se restringir apenas às pessoas que têm necessidade específica para tal. Normalmente o pessoal de vendas e marketing deve ter acesso mais generalizado.

Os colaboradores padrão não necessitam de acessar as redes sociais e nem e-mails pessoais. Acesso a bancos e instituições financeiras deve ser liberado.

Aperfeiçoe a comunicação interna

Uma comunicação interna bem-feita, selecionando artigos e notícias de maior relevância e sendo disponibilizada em sua intranet é uma maneira de manter seus colaboradores bem informados sem que haja a necessidade de ficarem navegando na internet. Isso reduz o excesso de informações nas empresas.

Faça palestras educativas

Faça palestras educativas mostrando aos colaboradores o tempo que é gasto para acessar e-mails indesejáveis e sites desnecessários. Explique a eles que a maioria dos e-mails pode ser apagado apenas avaliando o remetente e a descrição do assunto.

Mostre que o arquivamento nos servidores da empresa de fotos e vídeos causa uma série de transtornos, como a lentidão na rede, a utilização de espaço nobre e a exigência de mais tempo para se fazer backup. A conscientização ainda é o melhor aliado para a administração de pessoas.

As vantagens que a tecnologia da informação incorporou à vida moderna estão mandando algumas faturas, e a do excesso de informação é uma delas. Como efeito colateral, temos uma perda de produtividade e um aumento no nível de estresse e ansiedade.

Tudo reflete na saúde de seu colaborador, e um colaborador doente está propenso a se ausentar e a prejudicar todo o setor. Ele é o ativo mais valioso da sua empresa.

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